משרד רואי חשבון מקצועי בוחרים אחרי ששואלים ומבררים, צרכים ובעיקר מבינים ומאפיינים. פתחתם עסק. כל הכבוד! כעת תפקידכם הוא לנהל אותו באופן שוטף ובצורה הטובה האפשרית. תרצו בוודאי לטפח את העסק, לטפל בו ולקדם את התפתחותו.
לאחר שרשמתם את החברה ברשויות המס, עליכם לחשוב ולמצוא את הדרך הטובה ביותר להבין את העניינים החשבונאיים הסובבים סביב העסק ובתוכו; פתרון טוב יותר יהיה להעסיק בן אדם מקצועי עם ניסיון בתחום החשבונאות, שיעשה סדר תמידי בכל העניינים הכספיים של העסק.
ככל שמדובר בעוסק פטור או בעוסק מורשה – נדרשת הנהלת חשבונות חד צידית, והיא יכולה להתנהל בדרכים שונות, כולל שימוש בתוכנת הנהלת חשבונות, התעסקות בפנקסי נייר מיושנות או הסתייעות בשירותי משרד רואה חשבון.
למרות היותה חסכונית מטבעה, התנהלות עצמאית היא קשה ומורכבת יותר מהתנהלות הנעזרת באנשי מקצוע. מעורבות מנהל העסק בפעילויות חשבוניות מאלצת אותו לעסוק בעניינים אפרוריים שאינם נוגעים בניהול העסק, בפיתוח שירות או מוצר או בתחומים אחרים שמנהל עסק אמור לעסוק בהם. מנהלי עסק החותרים לנהל כל דבר בעסק, כלל ענייני חשבונות, מוצאים עצמם מתעסקים בעניינים כמו הנפקת מסמכים, הגשת דוחות, רכישת גיבויים ועוד אי אלו נושאים משמימים בהם הם אינם מבינים דבר וגם לא חצי דבר. דבר ידוע לכל זאטוט הוא שהתעסקות בהנהלת חשבונות גוזלת זמן ניהול חיוני. יתרה מכך, טעויות רבות עשויות להופיע בניירת ולפגום בהתנהלות עסקית תקינה.
ניתן להבין מכך שכדאי לבחור בדרך אחרת (והכל לטובת העסק). ישנה דרך חלופית, שחלק מכנים בשם "דרך אמצע", אולם לא בטוח שכדאי לכנותה כך. מדובר בשימוש בתוכנה להנהלת חשבונות – תוכנה שעשויה להיות יעילה לעסקים קטנים, אך לא להספיק לעסקים בינוניים וגדולים. תוכנה זו לניהול חשבונות – עלותה כמה מאות שקלים לשנה. היא כוללת מסמכים, קבלות ותעודות הנחוצים לפעילות העסקית.
